「スケジュール管理が苦手」「いつも時間に追われている」こんな悩みを抱えている方もいらっしゃるのではないでしょうか。仕事の効率を上げる、お客様との時間を大切にし顧客満足度を上げるためにも、スケジュール管理は欠かせません。今回は、上手なスケジュール管理のコツや、お役立ちツールの選び方をご紹介します。スケジュール管理を見直したいと思っている方、これから始めたいと思っている方は参考にしてください。
いかなる仕事にも期限があり、「期日」という約束を守るためにはスケジュール管理が必須です。逆にスケジュール管理ができていない人は以下のようなリスクがあります。
- 無駄な時間を費やしてしまう
- 仕事の予定を見落とし、信頼を失う
- 非生産的な業務に追われて優先順位の判断を誤る
一つひとつ説明していきますので、スケジュール管理の重要性を再確認していきましょう。
スケジュール管理をすると「次は何をやるんだっけ」と悩む時間が減り、ムダなく日々の仕事をこなすことができます。
例えば、フリーランスの人は時間・場所を問わず自由な働き方ができるとされています。言い換えれば何時間でも働けてるため、1人ブラック企業になってしまい健康被害につながる危険性もあります。また、雑務に忙殺されているという人も要注意です。忙しい日々を送っているので、「仕事をしている感」はあるかもしれません。しかし多忙な割に売上に繋がっていない場合があります。
無駄な時間の使い方を見直し、効率よく売上向上につなげるためにもスケジュール管理が大切です。
いい加減なスケジュール管理をしていると、お客様からの予約をすっぽかしてしまう事態にもなりかねません。事前に予約していたにも関わらずサービスを受けることができなければ、当然お客様からの信頼を失ってしまうでしょう。結果的には顧客を失い、売上低迷が原因でビジネスの廃業に追いやられてしまうケースもあるのです。
先々まで見据えてスケジュールを管理しておかないと、目の前のタスクにばかり追われ非効率になってしまいます。この状態に陥ると優先すべき業務を後回しにして、お客様に迷惑をかけてしまう可能性もあります。
スケジュール管理をする上で大切な3つのコツを理解し、効率的にタスクを進めましょう。
まずやるべきタスクをすべて細分化することが大切です。たとえばパーソナルトレーナーなどの講師業では、お客様にサービス提供する以外に以下のようなタスクがあります。
- 予約管理
- 集客のためのSNS運用
- ブログやホームぺーズの更新
- 各お客様にあったメニューの考案
- お客様へのフォローアップ
- 経理業務
これらはほんの一例ですが、「予約管理」をさらに細分化するともっと細かいタスクが出てくるでしょう。面倒だからといってタスクの細分化をしないと、やるべきことを忘れてしまい結果的にはスケジュールに滞りが発生してしまいます。名前のないような小さなタスクもすべて洗い出していきましょう。
洗い出したタスクを終えるまでの所要時間を正確に把握することも大切です。たとえば1時間以上要するタスクを、30分で終わると推定してしまっては、日々の業務が後ろ倒しになってしまいます。少しずつの誤算が長期で見ると大きな遅れとなってしまう恐れもあります。
一度でいいので、すべての業務に取り掛かる際にタイマーをかけて計測してみてください。一つひとつのタスクにどれくらいの時間がかかるのか把握でき、より正確なスケジュール管理が可能となります。
タスク出しと時間の把握ができたら、一つひとつに期限を設けていきます。期限のつけ方はゴールから逆算して決めるといいでしょう。
予約管理など毎日のタスク以外に、経費計算など月間・年間を通して進めていくべき業務があります。確定申告前に急いで書類を整理するという個人事業主の方は多くいますが、前もって管理しておけば時間に追われることはありません。
確定申告の場合、期限は毎年2月から3月の間なので、そこから遡っていつまでに資料を揃えておくのかを設定しておきましょう。
スケジュール管理をしているつもりでも、期限内に予定が進まなかったり、常に目の前の業務に追われていたりする場合は要注意です。
以下のようなスケジュール管理をしている方は、管理方法を見直してみましょう。
- 手書きで管理している
- トラブルなどを想定しないスケジュール
メモなどの手書きでスケジュール管理をしている人もいるのではないでしょうか。しかし手書きはどうしても記載漏れや紛失の恐れがあります。期限が過ぎていても、ツールのようにリマインダーを送って思い出させてくれるなんてことも当然ありません。
スケジュールを組んでもすべてが思った通りに進むとは限りません。急な体調不良など、トラブルはつきものです。そのため余裕を持ったスケジュール管理が大切です。多少の遅延があっても問題のないよう、期日までに余裕のある状態で期限設定、タスクの進行をしましょう。
これまでにもお伝えしたとおり、スケジュール管理には手作業ではなく、ツールの活用がおすすめです。ツールの種類はさまざまあるので、選ぶときのポイントをお伝えします。
スケジュール管理ツールは毎日見て、更新するものなので、使いやすいかどうかは最も重要です。直感的に操作ができないようなツールでは、使うこと自体嫌になってしまい、スケジュール管理を継続できません。英語でしか説明がないもの、利用者が少ないものなどは、使い始めに手こずる可能性があるのでやめておきましょう。
出先でスケジュール変更をするシーンもあるかと思います。そんなときスマホからすぐに更新できないと、スケジュール漏れのリスクが生じてしまいます。
スケジュール管理にエクセルを使っている方もいるかもしれませんが、スマホから開けない点は大きなデメリットと言えます。エクセルの型に慣れている方はGoogleのスプレッドシートなどスマホからでも編集できるツールがおすすめです。
毎月課金するサブスクリプション型のツールも多く存在しますが、まずは無料で使えるものを選びましょう。個人で自分自身のスケジュール管理をするのであれば、無料で充分なツールはたくさんあります。できるだけコストを押さえて上手なスケジュール管理を心がけましょう。
ここまでスケジュール管理の重要性や、失敗しないためのコツを解説してきました。普段のスケジュール管理に不安を感じている方は、この機会に見直してみてはいかがでしょうか。上手なスケジュール管理がお客様からの信頼獲得となり、売上アップにもつながります。
