スマートフォンの普及により、ネットでサービスを購入したり予約をする人が増えました。その一方で電話予約もまだまだ多いのが現状です。「ネットからの予約、電話での予約、管理が大変」「予約受付・管理に時間をとられて本来の業務がおろそかになってしまう」そんなお困りごとを抱えている方も多いのではないでしょうか。そんなときに使えるのが、予約管理ツールです。
今回は、多様な予約方法にも対応する予約管理ツールのメリットや機能についてまとめました。予約管理ツールの導入を検討される際には、是非参考にしてください。
予約管理ツールとは電話、メールや予約サイトで入ってくる予約情報を一元管理するツールです。いちいちメールや予約台帳を確認しなくとも、1か所で予約情報を確認できるので、見落としなどのミス防止に最適です。
予約管理ツールでできることは多種多様です。メリットとあわせて一つひとつご紹介していきますね。
顧客が自ら必要情報を入力して予約をしてくるため、時短になるだけでなく、事業者側の人的ミスを防止できます。
また、24時間いつでも自動で受付可能になるので、「接客中で電話予約を受けられない」などの機会損失を防ぎます。接客時は目の前のお客様に集中することができ、顧客満足度アップにもつながるでしょう。
一元管理とは、Web予約、電話予約、来店時の予約、バラバラだった予約が紐づけられ、1か所に集約される機能です。
システム間の移動をせず、1か所で予約確認ができるので手間が省けて時間の効率化にもなります。
LINEや複数の予約サイトを経由して予約受付している人も多いでしょう。それらのサイトを予約受付ツールと連携させることで、ダブルブッキングを防いでくれる役目もあるのです。
予約してくれた人の性別、居住地域、利用傾向などを管理・分析してくれる機能です。
これらの情報はさまざまなWebマーケティングの施策に活用することができます。
たとえば、顧客情報を見て、女性のユーザーが多いとわかれば、女性が喜びそうなプロモーションを提供します。それを見た顧客は他のサービスと比較していたけど、あなたのサービス・商品を選んでくれるかもしれませんよね。
予約管理ツールには事前決済機能を搭載しているものもあります。支払いのプロセスにおいて、第三者機関が入ってくれると面倒なお金のトラブルを避けることができます。
また、ユーザーサイドもクレジットカードやQRコード決済など多様な決済方法が事前に選べて、便利と感じている人は多いようです。
顧客情報の管理ができるとお伝えしましたが、その情報の中にはメールアドレスが含まれることもあります。
アドレスがわかれば顧客全員に一斉メールが送れるため、のです。顧客に対して、サービス満足度を聞いてみたり、再予約を促すようなプロモーションメールを送ってみたり。アフターフォローに役立つ機能です。
万能な予約管理ツールですが、デメリットもあります。対策とあわせて解説していきますので、メリットと比較して導入を検討してみてください。
顧客がネット予約をする際、日付や連絡先などの情報を誤って登録してしまうことがあります。間違った日付を予約されてしまうと、当日無断キャンセルなどトラブルを招くことも。
多くの予約管理ツールが搭載している「メッセージ自動送信機能」を活用することで、予約完了後に予約内容を確認してもらうことができます。顧客にも登録情報のミスに気づいてもらうよう対策をしておけば、手間をかけずにトラブルを未然に防ぐことができます。
電話や来店時に直接予約を受け付けている場合、どうしても予約登録に人の手が必要となります。完全に自動化することはできませんが、他のツールと連携させることで、従来と変わらない業務負担で運用できます。
たとえばGoogleカレンダーで予約を管理している場合、Googleと予約管理ツールを連携させます。するとGoogleの情報が予約管理ツールに反映されるというわけです。
ご自身がお使いのツールと連携できるかどうか、事前に確認しておきましょう。
ツールによっては初期導入費用、利用料がかかるものがあります。システム代がかさみ、せっかくの自動化が台無しなんてことにならないよう、下調べが肝心です。
無料の予約管理ツールでも豊富な機能が備わっています。まずは無料のツールからスモールスタートしてみると良いでしょう。
何でも新しいものを取り入れるときは学びが必要になりますよね。最初は面倒と思うかもしれませんが、一度導入して慣れてしまうと利便性に驚くかもしれません。
ツールを提供している企業が独自にマニュアルを用意していることが多いです。マニュアルを活用しながらトレーニングを実施してくれるなんて企業もあります。
それでもわからないことがあれば、導入前でも導入後でもカスタマーサポートへ問い合わせてみると良いでしょう。
いざ予約管理ツールを導入してみようと思って調べてみると、種類の多さに驚くかもしれません。数多くある中から最適な1つを選択できるよう、予約管理ツール選びのポイントをまとめました。
予約管理で抱える課題を洗い出してみましょう。それらの課題を解決できる機能を搭載しているかどうかが大事なポイントです。
逆に必要以上の機能がついている場合は、利用料も高くなっている可能性があります。不要にコストがかさんでしまわないよう、ピンポイントで課題解決してくれるツールを選びましょう。
利用料がかかる場合は、ツールがないときにかかっていた手間や時間を時給換算してみます。両方のコストを比較して費用対効果が見込めるのであれば、ツール導入をおすすめします。
せっかく導入しても期待していた効果を得られないなんてことがないよう、導入後もコストと効果を検証していきましょう。
直感でわかる使いやすさはツール選びにおいて、とても大事なポイントです。複雑でわかりにくいツールは、利用停止なんてことも。
使い方を何度も調べる手間もかかってしまいます。期間限定のトライアルを試したり、口コミをチェックしたりして使いやすさを事前に確認しておきましょう。
業務を効率化する予約管理ツールについて解説してきました。従来の予約管理よりも時短になるのに、売上は増える。使いこなせば画期的なツールです。
予約管理に煩わしさを感じている方は、悩みの解決になるツール導入を検討してみてください。
