施工開始前からお客様や取引先とのやりとりが多い工務店。スケジュール管理をミスしてしまうと信用を失い、大損失なんてことにもなりかねません。タスクの多い工務店にとってスケジュール管理はビジネスの要とも言えるでしょう。今回は上手なスケジュール管理のコツやツール選定のポイントをご紹介します。
そもそもスケジュール管理がなぜ重要なのか整理しておきましょう。
納期の決まっているサービスにとって期日までに竣工することは最重要目標と言えるでしょう。受注を受けてから竣工まで多くの工程があり、関わる人もさまざまです。どれか1つのタスクでも抜け落ちていると、少しずつスケジュールが遅れ、お客様や取引先、多くの人に迷惑をかけてしまいます。1つのタスク漏れが信頼低下につながりかねません。そのような抜け漏れを防ぐためにもスケジュール管理は必須です。
タスクが多く煩雑になっていると、「次は何をやるんだっけ？」といちいち迷ってしまい、タイムロスにつながります。最優先すべき業務を見誤って後回しにしてしまうケースもあるでしょう。生産性低下の要因を取り除くためには、丁寧なスケジュール管理が重要になります。
スケジュール管理をする上で非効率な管理となってしまっては本末転倒です。3つのコツを理解し、効率的にタスクを進めましょう。
まず「着工」「施工」「竣工」などのフェーズごとにやるべきタスクをすべて細分化することが大切です。たとえば依頼を受けてから着工するまでにも以下のようなタスクがあります。
- 打ち合わせ後のフォローアップ
- 職人の手配
- 見積書・請求書作成
- お客様への再度フォローアップ
- 領収書作成
これらはほんの一例ですが、着工するまでにも細かいタスクが多くあります。面倒だからといってタスクの細分化をしないと、やるべきことを忘れてしまい結果的にはスケジュールに滞りが発生してしまいます。
タスク出しができたら、一つひとつに期限を設けていきます。期限のつけ方はゴールから逆算して決めるといいでしょう。仮に、一か月後に着工をスタートさせていないと竣工が間に合わないというのであれば、ゴールは一か月後。そこから遡っていつまでに「請求書を作成するのか」「入金を完了させてもらうのか」期限を設けていきましょう。
すべてのタスクと期限が出揃ったら、関係者全員が確認できる状態にしましょう。タスク管理にはガントチャートを利用すると、一目で進捗状況がわかり便利です。
自分だけが進捗を把握しているのではなく、業務に関わるすべての人が確認できると、ミス防止にもつながります。忘れてしまっていた業務を思い出させてくれたり、遅れが発生しているものがあればサポートすることができます。
※著作者：Freepik
スケジュール管理をしているつもりでも、期限内に予定が進まなかったり、常に目の前の業務に追われていたりする場合は要注意です。以下のようなスケジュール管理をしている方は、管理方法を見直してみましょう。
- 手書きで管理している
- トラブルなどを想定しないスケジュール
メモなどの手書きでスケジュール管理をしている人もいるのではないでしょうか。しかし手書きはどうしても記載漏れや紛失の恐れがあります。期限が過ぎていても、ツールのようにリマインダーを送って思い出させてくれるなんてことも当然ありません。
スケジュールを組んでもすべてが思った通りに進むとは限りません。取引先の返事が遅いなど、トラブルはつきものです。そのため余裕を持ったスケジュール管理が大切です。多少の遅延があっても期日までに余裕のある状態で期限設定、タスクの進行をしましょう。
これまでにもお伝えしたとおり、スケジュール管理には手作業ではなく、ツールの活用がおすすめです。ツールの種類はさまざまあるので、選ぶときのポイントをお伝えします。
ツールによっては施工管理以外に、請求書や領収書作成まであわせてできるものもあります。自分に必要な機能が搭載されているかチェックしましょう。もしくは、すでにさまざまなツールを使っていて、それらを一元管理したいという方は、他のツールとの連携ができるものを選ぶといいでしょう。
1日単位で進めていくようなタスクはできるだけタイムリーに進捗を確認したいもの。自分が依頼していた案件が遅れていないか共有されていれば、安心して別の業務も同時進行できるでしょう。
スケジュール管理にエクセルを使っている方もいるかもしれませんが、あまりおすすめしません。なぜなら、内容の変更・更新の度にファイルを送信する必要があり、タイムリーとは言えないからです。エクセルの型に慣れているという方はGoogleのスプレッドシートなどクラウドで共有されるツールがおすすめです。
ここまでスケジュール管理の重要性や、失敗しないためのコツを解説してきました。普段のスケジュール管理に不安を感じている方は、この機会に見直してみてはいかがでしょうか。
期限に余裕を持ってタスクを進め「信頼」を獲得し積み上げることで、新たな顧客を獲得することができ売上アップにも繋がります。スケジュール管理の参考にしてください。
