業務効率化の重要性はわかっていても、具体的に何をしたらいいかわからない人は多いのではないでしょうか？「よくわからないから」、「費用がかさみそう」このような理由で何もしないのはもったいないです！業務効率を改善することが顧客満足度の改善や売上向上にも繋がると言われています。また、生産性をあげるような施策に対しては補助金や助成金の受給対象になることもあります。
今回は業務効率化の具体的な手順やアイディアを解説いたします。
業務効率化を進めると以下のようなメリットがあります。
- ムリ・ムダが軽減され時間に余裕がうまれる
- うまれた余裕の分、売上アップに係る施策を打てる
- ワークライフバランスが整い健康的な生活を送ることができる
さまざまな企業が働き方改革を進めるため業務効率化を進めています。「自分は個人事業主で小規模だから関係ない」なんて思っていませんか？
営業、事務、経理などの業務を1人もしくは少人数でこなしている小規模事業主こそ、上記のメリットを享受するため業務効率化は必須と言えます。
ワークフローとは、「Work（仕事）」と「Flow（流れ）」を組み合わせた言葉で業務の一連の流れを意味しています。
まずは自分のワークフローを整理することが大切です。タスクを整理して、優先順位を決めましょう。このとき重要なのは「なんとなく」頭の中でタスクをイメージするのではなく全て書き出すことです。
たとえばSNS集客をしている人であれば、月にどれくらいの投稿をしていて、1投稿するために日々、割いている時間を見える化してみます。
日々の業務が見える化できたら「自分にしかできないタスク」「自分以外でもできるタスク」「必要のないタスク」に振り分けてみましょう。意外と重複している作業があったり、誰かに頼める仕事があったりするものです。
「自分以外でもできるタスク」は積極的に他人にお願いしましょう。今では安価で外注できるサービスがあります。評価の高い方であれば丁寧にお仕事を進めてくれるので安心してお任せできるでしょう。
また自分が得意でない分野や、時間がかかる作業もアウトソーシングで専門家に任せることができます。まずはどんな仕事依頼の取引がされているのかアウトソーシングサービスを確認してみてください。
他人に任せるのは不安という方はツールの導入から始めてみてください。たとえば経理・会計関連のツールを活用すると、毎月ボタン1つで請求書が作れたり、オンライン上で管理できるので探したいレシートを簡単に検索できたり。これまで数時間かけていた業務が数分で終わってしまうなんてことも！手間や時間がかかっている業務に特化したツールがないか探してみましょう。
働き方改革を進めたい日本政府は業務効率化を積極的に応援しています。ツール導入をサポートするための様々な助成金や補助金があるので、使えるものがないか確認しましょう。
【業務効率化に役立つ補助金・助成金の例】
※2023年3月時点での情報となります。制度によって申請要件・補助率・上限金額・手続きといった内容が異なります。申請要件を満たさなければ、補助金が使えない場合もあるため事前確認を必ずしてください。
ここでは業務効率化するためのより具体的な施策と事例をご紹介します。今すぐ実行可能なアイディアとツールを導入することで実行可能なアイディアにわけています。
テンプレートを作って文章作成時間を短縮
メールや予約確認メッセージなど同じ文章を1日に何通も送っていませんか？1回数分で終わる文章作成ですが、数が増えると意外にも時間をとられてしまうものです。テンプレートを作って時短するのがおすすめです。
メールチェックは決められた時間に
メールが送られてくるたびに作業の手を止めて返信するのは、集中力が途切れてしまい非効率です。時間を決めてまとめて確認・返信するようにしましょう。お客様への返信をスピーディーに済ませたい人は、メール確認をする時間を1日のうち1回ではなく、3～5回に増やすといいでしょう。
ガントチャートで業務の見える化
ガントチャートとはスケジュール管理をする際に役立つ表で、うまく活用すると一目で進捗状況や締め切りがわかるようになります。
アンケート集計を効率化
お客様アンケートの結果を元にサービス内容を改善している人は多いと思います。アンケート調査は未来の売上にも関わる大事な業務。アンケート回収方法にも業務効率化できるポイントがあります。
業務効率化を進めるためには、まずは業務プロセスの現状把握をし、改善点を見つけることが大切です。「ムリ・ムダ」を見つけたら積極的に業務効率化に取り組んでみてください。顧客満足度をあげる施策や集客に時間を割くことができるようになり、売上アップが期待できます。
